Activitatea CCPM complet digitalizată printr-un sistem informatic integrat și securizat de management al documentelor
În cadrul proiectului „Mecanisme eficace de control administrativ și de prevenire a corupției” cod SIPOCA 432, cofinanțat din Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA), Axa Prioritară 2: Administrație și sistem judiciar accesibile și transparente, Obiectivul Specific 2.2: Creșterea transparenței, eticii și integrității în cadrul autorităților și instituțiilor publice, la nivelul Corpului de control al primului–ministru a fost dezvoltat, testat și implementat un sistem informatic integrat şi securizat de management al documentelor.
În contextul sus prezentat, începând cu data de 20.02.2020, activitatea din Corpul de control al primului-ministru, structură din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, este complet digitalizată. De la data anterior menționată, înregistrarea documentelor se face în registrul electronic de intrare/ieșire iar elaborarea documentelor, precum și circuitul de avizare/aprobare a lucrărilor se realizează în format electronic, utilizând integral funcționalitățile sistemului M-Files.
Soluția M-Files asigură: gestiunea documentelor și fluxurilor organizaționale, înregistrarea și arhivarea electronică a documentelor, un circuit prestabilit al documentelor în funcție de drepturile utilizatorilor, facilități de căutare multicriterială, facilități de sortare, prelucrare și facilități avansate de afișare a datelor, pentru un număr de 100 de utilizatori. De asemenea, sistemul oferă opțiunea de a exporta datele în formatul dorit și permite vizualizarea, sintetizarea și extragerea informațiilor de interes direct din aplicație.
Practic, aplicația informatică a oferit o nouă dimensiune activității derulate în cadrul instituției și, pe lângă îndeplinirea scopului principal pentru care a fost creată, va genera și alte efecte secundare pozitive cum ar fi: urmărirea cu ușurință a trasabilității unui document, creșterea transparenței, eficientizarea activității și creșterea randamentului angajaților, îmbunătățirea și uniformizarea documentelor generate din activitatea derulată în cadrul instituției, arhivarea în condiții de securitate sporită și adaptarea activității la standardele Uniunii Europene, toate acestea conducând la dezvoltarea capacității administrative a instituției.
Pe toata durata etapei de operare a sistemului informatic, acesta permite actualizarea tehnologică a platformei hardware și extinderea aplicației software.